Un poste d’assistante administrative peut vous présenter plusieurs opportunités dans une multitude de secteurs d’activité. En effet, si vous ne savez pas quelle est la bonne carrière pour vous, un poste administratif est le moyen idéal pour mettre le pied dans le monde professionnel.
Ces postes nécessitent souvent peu d’expérience pratique, mais vous exposeront à un large éventail de responsabilités qui vous aideront à développer vos compétences professionnelles. Ça sonne bien, non? Bien sûr, il y a un inconvénient. Les postes d’assistant(e)s administratif(ves) sont assez compétitifs et les entreprises voient souvent un afflux de CV pour ce même poste.
Il peut être difficile de se démarquer du grand nombre de candidat(e)s. Par conséquent, mettre en valeur les principales forces de ce dernier vous aidera à décrocher le poste et à y réussir après votre embauche.
Nous avons compilé une liste de toutes les compétences indispensables dont vous avez besoin en tant d’assistant(e) administratif(ve) à utiliser avant votre entretien ou pour vous aider à vous épanouir et à vous développer dans ce poste.
1-Communication
Une communication efficace, à la fois écrite et verbale, est une compétence professionnelle essentielle nécessaire pour un poste d’assistant(e) administratif(ve). Vos tâches peuvent inclure l’accueil des visiteurs, la réponse aux appels téléphoniques, la liaison entre les équipes et la prise de dispositions et de réservations. Lorsque vous communiquez avec votre équipe ou vos parties prenantes en interne, une écoute active et une communication concise sont essentielles : vous devez être conscient des besoins de vos collègues et gérer leurs attentes. Mais ce n’est pas tout. Vous devez également être conscient de l’étiquette appropriée lorsque vous représentez l’entreprise à l’extérieur.
Pour de nombreuses organisations, les assistants administratifs sont le premier point de contact. Par conséquent, il est essentiel de développer un style de communication fort et confiant que vous pouvez utiliser pour persuader et assurer la liaison avec les autres. Une mauvaise communication ne peut qu’entraîner des retards, des attentes non satisfaites et même des conflits.
2-Organisation
De solides compétences en organisation sont une exigence clé pour un poste d d’assistant(e) administratif(ve). Votre rôle est là pour alléger la charge de votre hiérarchie, vous devrez gérer des calendriers, planifier des réunions, préparer des discours, etc. Toutes ces tâches nécessitent une organisation et une gestion du temps efficaces. Savoir gérer sa charge de travail au quotidien et faire des plans à long terme est une force dont tout adjoint administratif a besoin pour réussir.
3-Prévoyance et planification
En tant qu’assistant(e) administratif(ve), vos compétences organisationnelles doivent être associées à une autre force clé: la prévoyance et la planification. Ces deux atouts conduisent généralement à envisager et à se préparer à des scénarios hypothétiques. Avoir la capacité d’anticiper les problèmes atténuera les risques et préviendra les retards, tandis qu’une planification efficace vous fournira les ressources nécessaires pour faire face aux problèmes qui pourraient survenir. Les assistants administratifs travaillent souvent dans un environnement au rythme rapide. La capacité de prévenir ces problèmes grâce à une planification minutieuse et d’être prêt à les gérer efficacement est essentielle pour vous assurer de vous démarquer dans votre poste.
4-Travail d’équipe
Le travail d’équipe améliore non seulement le moral, mais augmente également la productivité sur le lieu de travail. Les assistants administratifs travaillent généralement au sein d’une équipe plus large, donc avoir la capacité de bien travailler avec les autres est une force importante à avoir.
Le développement de vos compétences et l’établissement de relations interpersonnelles établiront la confiance et la fiabilité, ce qui, à son tour, améliorera votre performance au travail.
5-Ethique de travail
Une bonne éthique de travail ne signifie pas travailler au point de vous épuiser. Cela signifie maintenir votre travail à un niveau élevé, développer vos compétences et faire un effort supplémentaire.
Ce poste vous obligera à être une personne fiable qui prend son travail au sérieux. Bien que celui-ci puisse parfois être difficile, avoir une solide éthique de travail vous aidera à vous démarquer et à progresser davantage dans votre carrière. Cela peut vous venir naturellement si vous êtes passionné par ce que vous faites, mais vous pouvez toujours travailler à affiner votre éthique de travail.
6-Adaptabilité
Comme pour chaque poste, vos responsabilités peuvent varier d’un emploi à l’autre et vous pourriez vous retrouver parfois hors de votre zone de confort. Cela signifiera quelque chose de différent pour tout le monde – peut-être que vous avez été invité à réserver un vol international, ou une acquisition d’entreprise a conduit à un changement de direction. La capacité de s’adapter à n’importe quelle situation démontrera à votre employeur que vous pouvez gérer efficacement l’adversité et accepter le changement. Pour être plus adaptable, vous devez être en mesure de trouver les points positifs dans chaque situation, d’apprendre des erreurs précédentes et de gérer efficacement le stress.
7-Connaissances informatiques
La maîtrise de l’informatique est une force vitale dans presque tous les postes aujourd’hui. Être technophile vous permet de vous adapter rapidement aux systèmes existants et nouveaux, ce qui est essentiel pour un assistant censé démarrer.
Selon l’organisation et le secteur d’activité, vous devrez posséder différents niveaux de connaissances en informatique. Le plus souvent, vous devrez vous familiariser avec le pack Office ainsi qu’avec les outils Google, sans oublier les fonctions de calendrier et de messagerie.
8-Souci du détail
Dans le cadre de votre poste, vous devrez entreprendre une multitude de tâches toutes accomplies à un niveau élevé avec peu ou pas d’erreurs.
Pour réussir, vous devrez avoir une attention particulière portée aux détails, notamment une analyse approfondie, une observation et une écoute active. Dans n’importe quel lieu de travail, il est essentiel de développer votre attention aux détails pour réussir. Certaines de vos tâches qui exigeront une grande précision comme la réalisation de tâches numériques, la rédaction de rapports, la relecture de documents et la coordination des calendriers exécutifs.
En étant plus orienté vers les détails, vous constaterez que votre travail est d’un niveau supérieur.
9-Multitâche
En parlant de productivité, un assistant administratif doit être un multitâche qualifié.
Non seulement cela améliorera considérablement vos performances au travail, mais vous acquerrez également une compétence professionnelle importante qui est transférable dans de nombreuses disciplines et industries différentes. En plus d’être une personne organisée, les assistants administratifs doivent savoir comment hiérarchiser leurs charges de travail et entreprendre des tâches connexes. Cela ne doit pas se faire au détriment de la qualité de votre travail, vous devrez donc maintenir un bon équilibre. Éviter les distractions courantes et créer un espace de travail optimal .
Ce sont donc les 9 atouts les plus importants que tout assistant administratif devrait avoir. Quelle autre compétence incluriez-vous sur cette liste ?